Vakanz senden
Der schnellste Weg herauszufinden, ob ich der Richtige für eine Position bin, ist, mir die Position zu schicken. Sie bekommen innerhalb von zwei Arbeitstagen eine Rückmeldung, ob ich das Mandat übernehmen kann, und wenn ja, nehmen wir uns zwanzig Minuten für den Zuschnitt. Das Honorar wird nach diesem Gespräch kalkuliert.
Sie besetzen eine Sonderrolle? Die Übersicht der fünfzehn Sonderrollen in Pharma und Medizintechnik zeigt, welche Bestellungen das Gesetz verlangt, wofür die jeweilige Person haftet und welche Qualifikationen zählen. Genau dort geht eine Stellenbeschreibung für diese Positionen meistens schief.
Was macht ein freiberuflicher Pharma-Recruiter?
Ein Freelance Recruiter wird direkt vom Arbeitgeber beauftragt, arbeitet auf einem klar umrissenen Mandat oder eingebettet im Talent-Acquisition-Team und wird für die Arbeit bezahlt, nicht erfolgsabhängig über eine ganze Vakanzliste. Genau das mache ich für Pharma-, Biotech-, CRO- und Medizinprodukte-Arbeitgeber in Deutschland, Österreich und der Schweiz, mit Schwerpunkt auf gesetzlichen Sonderrollen nach AMG und anderen Positionen, bei denen Personalberatungen leer zurückkommen. Dazu kommt die zweite Hälfte der Aufgabe, die Agenturen nie anfassen: der Umbau des Einstellungsprozesses selbst. 17 Jahre Recruitment, davon 14 Jahre innerhalb der Pharma-Talentakquise bei Bayer AG, ICON und Syneos Health.
Wann ist ein Freelance Recruiter besser als Personalberatung, Executive Search oder RPO?
Die meisten Teams greifen zu dem Modell, das sie zuletzt genutzt haben. Die Modelle sind aber nicht austauschbar, und die falsche Wahl ist der häufigste Grund, warum eine Stelle sieben Monate offen bleibt.
| Modell | Vergütung | Passt für | Wo es scheitert |
|---|---|---|---|
| Personalberatung auf Erfolgsbasis | Prozentsatz vom Jahresgehalt, nur bei Vermittlung | Volumenrollen mit tiefem Kandidatenpool | Kein Anreiz, eine schwere Rolle wirklich zu bearbeiten. Ihre Vakanz landet unten auf einer langen Liste. |
| Retained Executive Search | Gestaffeltes Honorar, meist in Dritteln | Vorstand und C-Level, vertrauliche Nachbesetzungen | Teuer und langsam für alles unterhalb Director-Ebene. |
| RPO | Monatliche Pauschale für eine ganze Funktion | Dauerhaft hohes Volumen über viele Rollen | Overhead, der sich für eine Handvoll Spezialistenstellen nicht rechnet. |
| Freelance oder Embedded Recruiter | Retained pro Mandat oder Tagessatz | Schwer besetzbare Spezialistenrollen, Einstellungsspitzen, Lücke im eigenen TA-Team | Eine Person, skaliert also nicht auf fünfzig gleichzeitige Rollen. |
Kurzfassung: Wenn die Rolle wirklich schwer ist, ist Erfolgsbasis das schlechteste verfügbare Instrument, weil der Recruiter dafür belohnt wird, sie liegen zu lassen.
Was ist TA-Strategieberatung und wann brauchen Sie sie?
Manchmal ist nicht die Suche das Problem, sondern die Maschine darum herum. Sie erkennen es daran, dass gute Kandidaten in den Funnel kommen und verschwinden, dass dieselbe Rolle immer wieder neu ausgeschrieben wird, oder dass niemand im Team erklären kann, warum die letzten drei Finalisten abgesagt haben.
Ein TA-Strategiemandat schaut sich an, was das tatsächlich verursacht:
- Rollenzuschnitt und Stellenanzeigen, die genau die Menschen abstoßen, die Sie wollen
- Screening-Kriterien, die starke Bewerber schon im ersten Durchgang ablehnen, weil sie die falschen Signale messen
- ATS-Konfiguration, die auf die falschen Signale hin ablehnt. Ich arbeite täglich in Eightfold und Workday und weiß, was diese Systeme mit einer guten Bewerbung machen
- Interviewschleifen, die Kandidaten an schnellere Wettbewerber verlieren
- Gehaltspositionierung gemessen an dem, was der Markt gerade wirklich zahlt
- Angebotsstruktur und das Abschlussgespräch
Es beginnt meist mit einer laufenden Vakanz, die zu lange offen ist, weil sich die Ursachen in einem echten Funnel schneller zeigen als in einem Workshop.
Wer besetzt eine Sachkundige Person oder einen Stufenplanbeauftragten?
Das sind die Suchen, nach denen ich am häufigsten gefragt werde, und der Grund ist schlichte Arithmetik. Die Rollen sind gesetzlich vorgeschrieben, die qualifizierte Population in Deutschland ist klein, und fast niemand davon sucht aktiv.
Sachkundige Person nach §14 AMG. QPPV und Stufenplanbeauftragter nach §63a AMG. Verantwortliche Person nach §52a AMG. Leiter der Herstellung und Leiter der Qualitätskontrolle. BTM-Verantwortlicher. Medizinprodukteberater und PRRC nach MDR.
Eine Datenbanksuche findet diese Menschen nicht, weil sie nicht in Datenbanken stehen. Ich habe die Referenzleitfäden zu den meisten dieser Rollen geschrieben, weshalb genau die Menschen, die sie ausüben, diese Seite lesen und ans Telefon gehen.
Warum nützt es Ihnen, dass ich auch Pharma-Fachkräfte coache?
Die meisten Recruiter sehen einen Kandidaten für die zwanzig Minuten, die es braucht, ihn für eine Vakanz zu qualifizieren. Ich verbringe jede Woche bezahlte Stunden mit Pharma-Fachkräften: an ihrer Positionierung, ihren Gehaltserwartungen und der Frage, ob ein Wechsel überhaupt sinnvoll ist. Daraus ergeben sich drei Dinge, die eine Personalberatung nicht hat.
Ich weiß, warum Menschen absagen. Nicht den höflichen Grund aus der Angebotsphase, sondern den echten, der Wochen vorher im Coaching zur Sprache kam. Gegenangebote, Umzug, eine Führungskraft, mit der es nicht passte, ein falsch strukturiertes Paket. Das bringe ich in Ihren Prozess zurück, bevor es Sie eine Einstellung kostet.
Ich weiß, was der Markt tatsächlich zahlt. Keine Studienmediane, sondern reale Zahlen aus realen Verhandlungen in CRA, Regulatory Affairs, Pharmakovigilanz, QA, Medical Affairs und Market Access in der DACH-Region.
Ich kenne den Markt aus Kandidatensicht. Senior-Fachkräfte, die für Karrierearbeit zu mir kommen, zeigen mir, was Menschen auf diesem Niveau tatsächlich bewegt: Werdegang, Motivation, Kündigungsfristen. Dieses Wissen fließt in jede Suche ein, ohne dass ich Coaching-Klienten auf Ihre Mandate vorschlage. Passt eine Ihrer Rollen zu einem Klienten, erfährt er, dass es sie gibt, und bewirbt sich über Ihren normalen Prozess wie jeder andere Kandidat. Und weil man mir in diesem Markt vertraut, erreiche ich Menschen, die auf eine kalte Ansprache selten antworten.
Wie halte ich beide Seiten sauber?
Auf beiden Seiten zu arbeiten funktioniert nur, wenn die Regeln sichtbar sind. Kandidaten sehen dieselben vier.
- Coaching-Klienten schlage ich nicht auf Mandate vor. Passt eine Rolle, erfahren sie, dass es sie gibt, und bewerben sich selbst über den normalen Prozess des Arbeitgebers.
- Kandidaten erfahren, wenn eine Rolle im Spiel ist, für die ich selbst rekrutiere, und zwar bevor sie entscheiden.
- Kandidaten zahlen nie ein Vermittlungshonorar, und für die Einstellung eines Coaching-Klienten berechne ich auch dem Arbeitgeber keins. Coaching zahlt der Kandidat, die Suche zahlt der Arbeitgeber, und keines hängt vom anderen ab.
- Was ein Kandidat im Coaching sagt, erreicht keinen Auftraggeber, und was ein Auftraggeber über seine interne Lage sagt, erreicht keinen Kandidaten.
Wenn eine der beiden Seiten diese Regeln als lästig empfindet, ist das ein Zeichen, dass das Mandat nicht passt, und ich sage das auch.
Welche Funktionen und Länder decke ich ab?
Clinical Operations und CRA, Regulatory Affairs, Pharmakovigilanz und Arzneimittelsicherheit, Qualitätssicherung und GMP, Medical Affairs und MSL, Market Access und HEOR, Produktion und Engineering, Vertrieb und Key Account. Deutschland, Österreich und die Schweiz als Kernmarkt, dazu europaweite Suchen, wenn die Rolle remote ist oder der Kandidatenpool wirklich international. Arbeitssprachen Deutsch, Englisch und Polnisch. Sitz in Berlin.
Wie sind Mandate strukturiert und was kosten sie?
| Modell | Wann es passt | Kommerzielle Basis |
|---|---|---|
| Einzelmandat | Eine Rolle oder eine kleine Gruppe verwandter Rollen, End-to-End besetzt. | Auf Anfrage |
| Embedded Recruiter | Tage pro Woche in Ihrem Team bei Einstellungsspitzen oder einer Vakanz im TA-Bereich. | Auf Anfrage |
| Prozess-Audit | Eine Prüfung eines Einstellungsfunnels mit festem Umfang, inklusive Befunden und Umbauplan. | Auf Anfrage |
| Beratungsretainer | Laufender Zugang für TA-Verantwortliche oder Gründer, die eine zweite Meinung zu laufenden Entscheidungen wollen. | Auf Anfrage |
Honorare werden nach einem kurzen Gespräch kalkuliert, weil die Suche nach einer Sachkundigen Person und der Aufbau einer CRA-Pipeline nicht dasselbe Problem sind. Ich arbeite nicht auf Erfolgsbasis über eine ganze Vakanzliste, und ich vermittle nicht im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung.
Beispiele aus meiner Laufbahn
Produktion und Medizintechnik, Deutschland
Neun Jahre Recruiting für den Standort der Bayer AG in Berlin: Medizintechnik-Ingenieure, Mechatronik-Ingenieure, Pharma-Produktionsingenieure und Produktionstechniker, dazu Werks-, Qualitäts- und technische Führungspositionen für Product Supply. Teil davon war eine sechsmonatige Talent-Attraction-Kampagne für Product Supply Berlin mit 120 Fachbesetzungen, konzipiert mit Marketing und Kommunikation und gesteuert über einen wöchentlichen Arbeitsrhythmus und ein KPI-Dashboard.
Executive Search bis SVP, Pharmasparte
Suchen auf Vice-President- und Senior-Vice-President-Ebene in Clinical Development, Medical Affairs, Forschung und Entwicklung, Data Science, Regulatory Affairs und Commercial bei der Bayer AG, persönlich geführt von der Bedarfsklärung bis zum Angebot, überall dort, wo Fachkenntnis und Vertraulichkeit den Ausschlag gaben.
Klinische Forschung in DACH und Mitteleuropa, CRO-Seite
Fünf Jahre bei ICON und Syneos Health mit dem Aufbau von Pipelines für Clinical Research Associates, Clinical Trial Assistants, Projektmanager, Clinical Scientists, Biostatistiker und Medical Writer, einschließlich der Mitverantwortung für eine FSP-Partnerschaft für Clinical Monitoring und klinisches Projektmanagement bei einem großen Pharmakunden über vier Jahre. Die Suchen für die Schweiz und Österreich liefen von Berlin aus.
Häufige Fragen
Ist es ein Interessenkonflikt, dass Sie Kandidaten coachen und für Arbeitgeber rekrutieren?
Er wäre einer, wenn er verborgen wäre. Er steht auf der Startseite dieser Website, er steht in jedem Coaching-Vertrag, und die vier Regeln oben sind der Mechanismus. Das andere Modell, bei dem ein Recruiter still hofft, dass Sie eine der drei Rollen auf seiner Liste nehmen, ist das mit dem unausgesprochenen Konflikt.
Stellen Sie uns Ihre Coaching-Klienten vor?
Nur wenn sie passen und nur wenn sie zugestimmt haben. Die meisten Coaching-Klienten schauen sich die Rollen, die ich betreue, gar nicht an, und das ist in Ordnung. Wenn es wirklich passt, bekommen Sie einen Kandidaten, den ich weit besser kenne, als es ein Erstgespräch je erlauben würde.
Arbeiten Sie retained oder auf Erfolgsbasis?
Einzelmandate laufen retained oder meilensteinbasiert. Erfolgsbasierte Arbeit über eine offene Vakanzliste erzeugt genau das Verhalten, vor dem ich in meinen Coaching-Stunden warne, deshalb biete ich sie nicht an.
Worin unterscheidet sich das von einer Personalberatungs-Boutique?
Eine Person, die bei Bayer AG und zwei Global Top 3 CROs auf der Innenseite gearbeitet hat, und die die Arbeit selbst macht. Kein Researcher, der Ihnen eine Longlist übergibt, die jemand anderes zusammengestellt hat. Dazu ein aktueller Blick auf den Kandidatenmarkt, der daher kommt, dass Kandidaten mich bezahlen, und nicht aus einer Datenbank.
Können Sie eine Elternzeit oder eine Lücke im TA-Team abdecken?
Ja. Das ist das Embedded-Modell. Tage pro Woche in Ihrem Team, in Ihrem ATS und mit Ihren Hiring Managern, für einen definierten Zeitraum.
Was kostet das erste Gespräch?
Nichts. Ein kurzes Gespräch klärt, ob es ein Such-, ein Prozess- oder ein Positionierungsproblem ist und ob ich dafür der Richtige bin.