Freelance Recruiting & TA-Strategie für Pharma-Arbeitgeber

Wann ist ein Freelance Recruiter besser als Personalberatung, Executive Search oder RPO?

Die meisten Teams greifen zu dem Modell, das sie zuletzt genutzt haben. Die Modelle sind aber nicht austauschbar, und die falsche Wahl ist der häufigste Grund, warum eine Stelle sieben Monate offen bleibt.

Modell	Vergütung	Passt für	Wo es scheitert
Personalberatung auf Erfolgsbasis	Prozentsatz vom Jahresgehalt, nur bei Vermittlung	Volumenrollen mit tiefem Kandidatenpool	Kein Anreiz, eine schwere Rolle wirklich zu bearbeiten. Ihre Vakanz landet unten auf einer langen Liste.
Retained Executive Search	Gestaffeltes Honorar, meist in Dritteln	Vorstand und C-Level, vertrauliche Nachbesetzungen	Teuer und langsam für alles unterhalb Director-Ebene.
RPO	Monatliche Pauschale für eine ganze Funktion	Dauerhaft hohes Volumen über viele Rollen	Overhead, der sich für eine Handvoll Spezialistenstellen nicht rechnet.
Freelance oder Embedded Recruiter	Retained pro Mandat oder Tagessatz	Schwer besetzbare Spezialistenrollen, Einstellungsspitzen, Lücke im eigenen TA-Team	Eine Person, skaliert also nicht auf fünfzig gleichzeitige Rollen.

Kurzfassung: Wenn die Rolle wirklich schwer ist, ist Erfolgsbasis das schlechteste verfügbare Instrument, weil der Recruiter dafür belohnt wird, sie liegen zu lassen.

Was ist TA-Strategieberatung und wann brauchen Sie sie?

Manchmal ist nicht die Suche das Problem, sondern die Maschine darum herum. Sie erkennen es daran, dass gute Kandidaten in den Funnel kommen und verschwinden, dass dieselbe Rolle immer wieder neu ausgeschrieben wird, oder dass niemand im Team erklären kann, warum die letzten drei Finalisten abgesagt haben.

Ein TA-Strategiemandat schaut sich an, was das tatsächlich verursacht:

• Rollenzuschnitt und Stellenanzeigen, die genau die Menschen abstoßen, die Sie wollen
• Screening-Kriterien, die die stärksten Bewerber aussortieren, bevor ein Mensch sie liest
• ATS-Konfiguration, die auf die falschen Signale hin ablehnt. Ich arbeite täglich in Eightfold und Workday und weiß, was diese Systeme mit einer guten Bewerbung machen
• Interviewschleifen, die Kandidaten an schnellere Wettbewerber verlieren
• Gehaltspositionierung gemessen an dem, was der Markt gerade wirklich zahlt
• Angebotsstruktur und das Abschlussgespräch

Es beginnt meist mit einer laufenden Vakanz, die zu lange offen ist, weil sich die Ursachen in einem echten Funnel schneller zeigen als in einem Workshop.

Wer besetzt eine Sachkundige Person oder einen Stufenplanbeauftragten?

Das sind die Suchen, nach denen ich am häufigsten gefragt werde, und der Grund ist schlichte Arithmetik. Die Rollen sind gesetzlich vorgeschrieben, die qualifizierte Population in Deutschland ist klein, und fast niemand davon sucht aktiv.

Sachkundige Person nach §14 AMG. QPPV und Stufenplanbeauftragter nach §63a AMG. Verantwortliche Person nach §52a AMG. Leiter der Herstellung und Leiter der Qualitätskontrolle. BTM-Verantwortlicher. Medizinprodukteberater und PRRC nach MDR.

Eine Datenbanksuche findet diese Menschen nicht, weil sie nicht in Datenbanken stehen. Ich habe die Referenzleitfäden zu den meisten dieser Rollen geschrieben, weshalb genau die Menschen, die sie ausüben, diese Seite lesen und ans Telefon gehen.

Warum nützt es Ihnen, dass ich auch Pharma-Fachkräfte coache?

Die meisten Recruiter sehen einen Kandidaten für die zwanzig Minuten, die es braucht, ihn für eine Vakanz zu qualifizieren. Ich verbringe jede Woche bezahlte Stunden mit Pharma-Fachkräften: an ihrer Positionierung, ihren Gehaltserwartungen und der Frage, ob ein Wechsel überhaupt sinnvoll ist. Daraus ergeben sich drei Dinge, die eine Personalberatung nicht hat.

Ich weiß, warum Menschen absagen. Nicht den höflichen Grund aus der Angebotsphase, sondern den echten, der Wochen vorher im Coaching zur Sprache kam. Gegenangebote, Umzug, eine Führungskraft, mit der es nicht passte, ein falsch strukturiertes Paket. Das bringe ich in Ihren Prozess zurück, bevor es Sie eine Einstellung kostet.

Ich weiß, was der Markt tatsächlich zahlt. Keine Studienmediane, sondern reale Zahlen aus realen Verhandlungen in CRA, Regulatory Affairs, Pharmakovigilanz, QA, Medical Affairs und Market Access in der DACH-Region.

Ich kenne die Menschen bereits. Senior-Fachkräfte, die für Karrierearbeit zu mir kommen, sind Menschen, deren Werdegang, Motivation und Kündigungsfrist ich genau geprüft habe. Wenn eine davon zu Ihrem Mandat passt, kann ich für diese Person mit Belegen sprechen, statt einen Lebenslauf aus einer Datenbank zu ziehen. Und weil sie mir vertrauen, erreiche ich Menschen, die auf eine kalte Ansprache nie antworten.

Wie halte ich beide Seiten sauber?

Auf beiden Seiten zu arbeiten funktioniert nur, wenn die Regeln sichtbar sind. Kandidaten sehen dieselben vier.

1. Kein Kandidat wird ohne seine ausdrückliche schriftliche Freigabe auf ein Mandat vorgeschlagen.
2. Kandidaten erfahren, wenn eine Rolle im Spiel ist, für die ich selbst rekrutiere, und zwar bevor sie entscheiden.
3. Kandidaten zahlen nie ein Vermittlungshonorar. Coaching zahlt der Kandidat, die Vermittlung zahlt der Arbeitgeber, und keines hängt vom anderen ab.
4. Was ein Kandidat im Coaching sagt, erreicht keinen Auftraggeber, und was ein Auftraggeber über seine interne Lage sagt, erreicht keinen Kandidaten.

Wenn eine der beiden Seiten diese Regeln als lästig empfindet, ist das ein Zeichen, dass das Mandat nicht passt, und ich sage das auch.

Welche Funktionen und Länder decke ich ab?

Clinical Operations und CRA, Regulatory Affairs, Pharmakovigilanz und Arzneimittelsicherheit, Qualitätssicherung und GMP, Medical Affairs und MSL, Market Access und HEOR, Produktion und Engineering, Vertrieb und Key Account. Deutschland, Österreich und die Schweiz als Kernmarkt, dazu europaweite Suchen, wenn die Rolle remote ist oder der Kandidatenpool wirklich international. Arbeitssprachen Deutsch, Englisch und Polnisch. Sitz in Berlin.

Wie sind Mandate strukturiert und was kosten sie?

Modell	Wann es passt	Kommerzielle Basis
Einzelmandat	Eine Rolle oder eine kleine Gruppe verwandter Rollen, End-to-End besetzt.	Retained oder meilensteinbasiert
Embedded Recruiter	Tage pro Woche in Ihrem Team bei Einstellungsspitzen oder einer Vakanz im TA-Bereich.	Tagessatz
Prozess-Audit	Eine Prüfung eines Einstellungsfunnels mit festem Umfang, inklusive Befunden und Umbauplan.	Festpreis
Beratungsretainer	Laufender Zugang für TA-Verantwortliche oder Gründer, die eine zweite Meinung zu laufenden Entscheidungen wollen.	Monatlicher Retainer

Honorare werden nach einem kurzen Gespräch kalkuliert, weil die Suche nach einer Sachkundigen Person und der Aufbau einer CRA-Pipeline nicht dasselbe Problem sind. Ich arbeite nicht auf Erfolgsbasis über eine ganze Vakanzliste, und ich vermittle nicht im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung.

Häufige Fragen

Ist es ein Interessenkonflikt, dass Sie Kandidaten coachen und für Arbeitgeber rekrutieren?

Er wäre einer, wenn er verborgen wäre. Er steht auf der Startseite dieser Website, er steht in jedem Coaching-Vertrag, und die vier Regeln oben sind der Mechanismus. Das andere Modell, bei dem ein Recruiter still hofft, dass Sie eine der drei Rollen auf seiner Liste nehmen, ist das mit dem unausgesprochenen Konflikt.

Stellen Sie uns Ihre Coaching-Klienten vor?

Nur wenn sie passen und nur wenn sie zugestimmt haben. Die meisten Coaching-Klienten schauen sich die Rollen, die ich betreue, gar nicht an, und das ist in Ordnung. Wenn es wirklich passt, bekommen Sie einen Kandidaten, den ich weit besser kenne, als es ein Erstgespräch je erlauben würde.

Arbeiten Sie retained oder auf Erfolgsbasis?

Einzelmandate laufen retained oder meilensteinbasiert. Erfolgsbasierte Arbeit über eine offene Vakanzliste erzeugt genau das Verhalten, vor dem ich in meinen Coaching-Stunden warne, deshalb biete ich sie nicht an.

Worin unterscheidet sich das von einer Personalberatungs-Boutique?

Eine Person, die bei Bayer AG und zwei Global Top 3 CROs auf der Innenseite gearbeitet hat, und die die Arbeit selbst macht. Kein Researcher, der Ihnen eine Longlist übergibt, die jemand anderes zusammengestellt hat. Dazu ein aktueller Blick auf den Kandidatenmarkt, der daher kommt, dass Kandidaten mich bezahlen, und nicht aus einer Datenbank.

Können Sie eine Elternzeit oder eine Lücke im TA-Team abdecken?

Ja. Das ist das Embedded-Modell. Tage pro Woche in Ihrem Team, in Ihrem ATS und mit Ihren Hiring Managern, für einen definierten Zeitraum.

Was kostet das erste Gespräch?

Nichts. Ein kurzes Gespräch klärt, ob es ein Such-, ein Prozess- oder ein Positionierungsproblem ist und ob ich dafür der Richtige bin.

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